Home
Duidelijke doelen stellen

Duidelijke doelen stellen

Zo voorkom je gedoe in een functioneringsgesprek

Het verschil tussen harde en zachte doelstellingen

Tijdens het functioneringsgesprek spreek je doelen en resultaten af. De voortgang van deze doelen en resultaten worden regelmatig geëvalueerd gedurende het jaar. Het beoordelingsgesprek geeft een eenzijdige beoordeling over de afgesproken doelen en resultaten. Zorg voor een goede balans tussen ‘harde’ doelen en ‘zachte’ doelen.

Harde doelen: zijn inhoudelijk van aard, direct gericht op de functiewerkzaamheden, vaak een tastbaar resultaat. Bijvoorbeeld: wijze van notuleren en rapporteren, resultaat van een technische uitvoering, de kwaliteit van een opgeleverd project.

Harde doelstellingen zijn vaak goed meetbaar te maken. Je kan bijvoorbeeld met een HR-medewerker afspreken dat in het komende jaar minimaal twee nieuwe talenten in dienst worden genomen en dat alle medewerkers van de organisatie minimaal één online leermodule heeft afgerond. Het gaat om de kwaliteit en het resultaat, de wijze waarop is minder belangrijk.

Zachte doelen: zijn vaak relationeel en persoonlijk van aard, indirect gericht op de functie, vaak moeilijk meetbaar door subjectiviteit. Bijvoorbeeld: mate van klantgericht zijn, collegialiteit, zelfvertrouwen en pro-activiteit. Bij de HR-medewerker gaat het bijvoorbeeld om de wijze waarop de online modules worden geïmplementeerd, gebeurt dat op een inspirerende en communicatief vriendelijke manier?

Zachte doelstellingen zijn doorgaans lastig concreet te krijgen. Een doelstelling “Ik wil meer zelfvertrouwen” is bijvoorbeeld een te algemene doelstelling. Waarin wil je meer zelfvertrouwen? In welke context? Wat wil je bereiken met meer zelf vertrouwen? Wanneer heb je jouw doelstelling bereikt?

SMARTIE doelstellingen

SMARTIE kan helpen om doelstellingen werkbaar te maken.
De stelregel is; ‘houd het simpel’ en ‘SMARTIE‘.

S = Specifieke resultaten of prestatie

M = Meetbaar, in omvang, gewicht, pagina’s, aantal etc.

A = Acceptabel voor jezelf en jouw omgeving. Ook wel Afgesproken, wie gaat je erbij helpen?

R = Realiseerbaar met tijd, mensen en middelen. Ook wel Resultaat.

T = Tijdgebonden; datum, uren, periode

I = Inspirerend voor jezelf én anderen

E = Energiegevend, het is te overzien, werkbaar, uitdagend genoeg en toekomstgericht

Voorbeeld: Ik ga komende drie weken (T) met meer zelfvertrouwen de vergaderingen (S) in. Dit doe ik door minimaal drie keer mijn mening te uiten per vergadering met luide stem zonder mijzelf te verontschuldigen (M). Na de vergadering geef ik mijzelf een cijfer over de mate van zelfvertrouwen (M) en deel ik mijn bevindingen met collega X (A), die mij van feedback kan voorzien. Ik verwacht de eerste twee vergaderingen een ‘zes’ en werk toe naar een cijfer ‘acht’. (R)(M)
Zie ik mijzelf dit doen? Ja! (I)
Zijn het resultaat en de acties werkbaar en uitdagend genoeg? Ja! (E)
Indien op de laatste vragen een ‘nee’ wordt geantwoord, dan de doelstelling bijstellen.

Slimme vragen voor duidelijke doelen

Een andere methode om de doelstelling concreet te maken is antwoord geven op onderstaande vragen;

Wat wil je dat het resultaat gaat worden?
Hoe zou je willen dat de situatie eruit komt te zien?
Wat zou het verschil zijn?
Wat zou het voordeel zijn?
Hoe zal dat een verbetering voor jou en de ander zijn?
Hoe merk je dat je genoeg gedaan hebt?
Welke acties dien je te ondernemen?
In welk tijdsbestek ga je dat doen?
Wie in jouw omgeving kan je helpen in het leerproces? Met wie ga je jouw doelstelling delen?

Het functioneringsgesprek en doelengesprek

Het functioneringsgesprek is altijd tweezijdig, beiden brengen agendapunten in. Gericht op gelijkwaardigheid, leidinggevende is ‘procesbegeleider’. Altijd gericht op nu en de toekomst met betrekking tot gemaakte afspraken en verbetering. Formulier hoeft niet naar P&O. Het functioneringsgesprek kan je koppelen aan een doelengesprek, waarin je nieuwe doelstellingen met elkaar formuleert voor het komende jaar. Normaliter vindt dit plaats vlak na het beoordelingsgesprek. Je kan de medewerker vragen het verslag te maken, welke jij voor akkoord tekent.

Vaststellen status gesprek (doel – agendapunten – tijd)
Bespreek agendapunten van de medewerker
Vooraf laten inbrengen.
Bespreek agendapunten van de leidinggevende
Vooraf communiceren. Voortgang huidige doelen en resultaten, huidige doelen bijstellen of nieuwe doelstellingen bespreken, maximaal vier basisdoelen, denk aan balans hard/zacht.
Concrete afspraken over verbeteringsaanpak, doelen en resultaat afspraken
Volgens SMARTIE; Wie, Wat, Waar, Wanneer en Hoe. Geef duidelijkheid over mate van functioneren tot nu toe en eventuele consequenties indien de doelen niet worden gehaald.
afspraken over benodigde steun
Wat kan jij als leidinggevende doen, wat kunnen collega’s doen, wat gaat de medewerker zelf doen?
Afspraak volgend gesprek

Het beoordelingsgesprek

Het beoordelingsgesprek is altijd eenzijdig, de leidinggevende velt een oordeel. Het gesprek is gericht op het verleden. Het is een formeel meetinstrument, gericht op het vaststellen van geleverde prestaties met consequenties. Formulier gaat naar P&O. Medewerker mag reageren, maar dit verandert niets aan het oordeel, mits medewerker voldoende is begeleid in het proces. Jij maakt het verslag, welke de medewerker voor ‘gezien’ tekent.

Vaststellen status gesprek (doel – agendapunten – tijd)
Vertel wat wel en niet in dit gesprek thuishoort, geef aan wat de medewerker kan doen indien men niet akkoord is met het eindoordeel.
Geef het eindoordeel
Kort en krachtig. Het mag geen verrassing zijn, refereer aan eerdere gesprekken.
Toelichting op het eindoordeel
Herhaal de gemaakte doelen en resultaat afspraken, wat is hiervan wel en niet behaald? Hoe ben je tot het eindoordeel gekomen, welke informatie heb je hiervoor verzameld, bij wie en waarom.
Positieve verbeterpunten noemen
Bespreek de ontwikkeling die je hebt gezien na het laatste functioneringsgesprek.

Luister naar de medewerker en maak concrete afspraken.

Tips voor de beoordelingscyclus

Tot slot nog een paar handige tips als je een functioneringsgesprek, beoordelingsgesprek of HR gesprek moet voeren;

Bereid de gesprekken goed voor.
Pas de organisatieformulieren naar eigen inzicht aan, voor meer duidelijkheid.
Zorg voor een goede dossieropbouw, bij zowel goed als slecht functioneren.
Meetbare doelen voorkomen veel discussie.
Laat de medewerker zelf zoveel mogelijk meedenken in het formuleren van doelstellingen en benodigde steun, zorg voor acceptatie.
Communiceer tussentijdse mondelinge afspraken via de mail.
Neem niet jezelf of anderen als norm, blijf bij de gemaakte afspraken/ doelen.
Kom je er niet uit of dreigt er ruzie te ontstaan, maak een vervolgafspraak.
Draai er niet omheen, wees eerlijk en transparant.

Veel succes!

Omgaan met lastige gesprekken

Lukt het je de basis in te zetten, maar loop je tegen specifieke situaties aan die maatwerk vragen? Neem dan gerust contact met ons op. We sparren graag met je. Soms zit de oplossing in de communicatie en soms ook in een duidelijker beeld van de juridische afspraken. Een coach kan je daarbij adviseren.

Ontdek onze mogelijkheden