In deze blog vind je het gespreksmodel en een handige checklist voor het functioneringsgesprek, zodat jij nog effectiever het gesprek kunt voeren.

Het functioneringsgesprek is een op gezette tijden te houden gesprek tussen leidinggevende en werknemer over de voortgang van de afgesproken doelen. Zowel leidinggevende als de werknemer brengen agendapunten in. Het is een tweerichting gesprek. Je kunt ervoor kiezen dit 2 keer per jaar in te plannen of ieder kwartaal. Het aantal functioneringsgesprekken bepaal je samen met jouw werknemer.

Het gesprek over het functioneren is een hulpmiddel bij het begeleiden van de werknemer, gericht op het behouden van een goede arbeidsrelatie en gezonde werkomstandigheden. Daarom wordt dit gesprek ook wel ‘het goede gesprek’ genoemd. Een goed gesprek waarin aandacht is voor zowel de werktaken als ook de werksfeer en persoonlijke ontwikkeling.

• Nodig jouw medewerker ruim van tevoren uit.
• Reserveer minimaal 45minuten en maximaal 60 minuten.
• Vraag jouw medewerker zich voor te bereiden op het gesprek over het functioneren.
• Mail bij de uitnodiging het document met de gemaakte afspraken uit het Startgesprek en voeg eventueel jouw agendapunten zonder details toe. Vraag jouw medewerker de agendapunten aan te vullen.
• Verzamel een aantal voorbeelden uit de werkpraktijk die je met de werknemer wilt bespreken. Maak een goede balans tussen positieve en kritische punten.
• Check het HR of P&O beleid van jouw organisatie op bijzonderheden, zoals duurzaam inzetbaarheidsbeleid, opleidingsbudget, overuren, vakantiedagen, ziekteverzuim et cetera. Zodat je jouw werknemer hierover kunt informeren.

Kies een neutrale omsloten ruimte, zoals een vergaderruimte. Stel de werknemer op het gemak. Het goede gesprek is een ontspannen en eerlijk gesprek.

WELKOM
Benoem waarom je het functioneringsgesprek voert en welk doel het gesprek heeft. Geef aan dat het bedoeld is om de wederzijdse verwachtingen te bevestigen, dan wel duidelijker te maken.

AGENDA
Stel samen de agenda vast. Welke punten zijn ingebracht? Welke punten hebben prioriteit? Begin met de belangrijkste punten. Als er tijd te kort is kunnen de minder belangrijke punten een andere keer besproken worden.

AGENDA PUNTEN BESPREKEN MET PRAKTIJKVOORBEELDEN

Begin met een agendapunt die de werknemer heeft ingebracht. Help de werknemer met het verhaal door duidelijk door te vragen. Begin met de vraag; “Wat wil je met mij bespreken?”.

Handige doorvragen zijn:

• Hoe belangrijk is dit voor jou?
• Wat heb je er zelf aan kunnen doen?
• Wat verwacht je van mij of jouw collega?
• Wat heb je nodig om je werk goed te doen?
• Welke doelstelling helpt jou het resultaat te bereiken?
• Wat zullen we voor de komende periode met elkaar afspreken?

SAMENVATTEN EN AFSPRAKEN VASTLEGGEN
Tot slot maak je samen een samenvatting van de belangrijkste punten en afspraken. Je maakt afspraken over het maken van een kort verslag en een vervolggesprek.

In een functioneringsgesprek bespreek je de brede aspecten van de samenwerking. Verdeel de tijd bijvoorbeeld over deze drie thema’s;

• Het inhoudelijke werk wat de medewerker levert.

Is dat van goede kwaliteit? Wordt de taak uitgevoerd zoals afgesproken en volgens de norm? Worden de resultaten behaald wat je van deze werknemer mag verwachten? Past de waardering nog steeds bij het competentieniveau van de werknemer?

• De samenwerking met collega’s.

Is de werknemer collegiaal en teamgericht? In welke mate is dit nodig om de functie goed uit te oefenen? Hoe communiceert de werknemer met collega’s en klanten? Kom de werknemer de afspraken na, zoals op tijd komen. Hoe gaat de werknemer om met vakantieoverdracht en ziekte?

• Duurzame inzetbaarheid.

In welke mate is de werknemer bezig met de toekomst en de individuele gezondheid? Heeft de werknemer aanpassingen nodig om het werk gezond vol te houden? Hoe vaak en hoe lang is de werknemer ziek? Wat kunnen jullie beiden in de nabije toekomst verwachten? Wat biedt de organisatie en weet de werknemer wat er mogelijk is?

Heb je de belangrijkste punten besproken en zijn de verwachtingen naar elkaar uitgesproken? Maak dan een samenvatting van alle afspraken die voorbij zijn gekomen. Koppel de afspraken aan de gemaakte doelen. Zijn de doelen voor jullie beiden duidelijk geformuleerd?

Handige checkvragen voor duidelijke doelen:

Als je op deze vragen direct antwoord kunt geven, heb je heldere doelstellingen. Zo niet, dan kun je het met deze vragen aanscherpen.

Voor de leidinggevende – Weet ik waarop ik de werknemer ga beoordelen en kan ik over 6 maanden specifiek benoemen waarom ik een goede, matige of slechte beoordeling geef?

Voor de werknemer – Weet ik wat ik te doen heb om een goede beoordeling te krijgen over 6 maanden? Zijn de doelen realistisch of heb ik nog iets nodig van mijn leidinggevende?

Het is een tweerichting gesprek en daarmee maak je samen het verslag. Wie de eerste aanzet maakt is om het even. Je kunt de werknemer vragen het verslag te maken van het functioneringsgesprek. Deze vult de leidinggevende aan. Totdat jullie beiden akkoord zijn.

Wanneer schrijft de leidinggevende het verslag?

In situaties waarin een slechtnieuwsgesprek is gevoerd, bij een startende werknemer of bij een werknemer die moeite heeft met verslagen maken.

Een functioneringscyclus is het totaalpakketje aan gesprekken, die je door het jaar heen voert om wederzijdse verwachtingen en afspraken te finetunen. Een cyclus ziet er bijvoorbeeld zo uit: Startgesprek – Voortgangsgesprek – Functioneringsgesprek – Voortgangsgesprek – Beoordelingsgesprek. Een beoordelingsgesprek en een startgesprek worden vaak samengevoegd in één gesprek.

Er zijn organisaties die kiezen ervoor de functioneringscyclus af te schaffen en alleen nog het goede gesprek te voeren. Dit kan passen bij het type werk of het is ontstaan uit een allergie voor overregulering. Hoe uitgebreid je de functioneringscyclus maakt is afhankelijk van de behoefte van de werknemers en de nut en noodzaak voor het werkresultaat. Vanuit juridisch en motivatie oogpunt, is het vastleggen van enkele werkafspraken en deze regelmatig evalueren aan te raden.

Vanuit juridisch oogpunt is de functioneringscyclus een bescherming voor zowel de medewerker als de organisatie. Een goed gesprek met duidelijk vastgelegde én wederzijds vastgestelde doelen zorgt ervoor dat de relatie goed blijft in tijden dat er meningsverschillen ontstaan. Ook kan het helpen bij de wisseling van een leidinggevende. Gemaakte afspraken met de medewerker gaan zo niet verloren. Tot slot helpt een eerlijke functioneringscyclus bij het onderhouden van een gezonde arbeidsrelatie. Maakt de medewerker er een potje van en heeft dit effect op de andere medewerkers? Dan kun je met een goed dossier de medewerker confronteren en aanspreken op gedrag. Andersom kan ook, biedt de leidinggevende te weinig passende begeleiding waardoor de medewerker slecht functioneert? Dan kan de medewerker de leidinggevende confronteren en aanspreken op gedrag.

In onze coachpraktijk komen werknemers en leidinggevenden die door omstandigheden in een arbeidsconflict zijn geraakt. Onze ervaring leert dat dit vaak voorkomen had kunnen worden als de functioneringscyclus van betere kwaliteit was. Goede afspraken en aandacht voor elkaars verwachtingen helpen bij duidelijkheid, het draagt ook bij aan een gezond psychologisch contract en het behoud van de relatie. Dat zorgt weer voor een gemotiveerde werknemer, omdat we weten waar we aan toe zijn en waar we het voor doen!

Wil jij de functioneringscyclus van jouw organisatie onder de loep nemen? Ben je benieuwd hoe je de functioneringsgesprekken nog beter kunt laten aansluiten bij jouw medewerkers? Bekijk dan onze In-company workshops over Praktisch arbeidsrecht en HR-gesprekken. Of bel ons om te sparren met een van onze coaches.